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Témoignage de la société
Groupe Ponticelli

Le groupe Ponticelli s'appuie sur la GED

pour faire le lien entre les différents intervenants impliqués dans les comptabilités du Groupe

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« S'équiper d'une GED découle d'une réflexion progressive liée à la fois à notre pratique des outils Excel/CAD et au besoin de renforcer le fonctionnement de notre service audit, qui est relativement récent dans le groupe. Jusqu'alors, nous utilisions les accès serveurs basiques mais constations des problèmes de délai conséquents pour accéder et ouvrir à distance des fichiers, même peu volumineux. Nous étions donc en questionnement sur la manière d'améliorer notre système. La démonstration plutôt informelle par un commissaire aux comptes de la solution NOVAXEL est donc tombée à point nommé, elle répondait précisément non seulement à ce dont nous ne disposions pas mais également ouvrait des possibilités intéressantes.  »

Christophe Bourjac
Responsable Trésorerie Groupe et Audit Comptabilité Filiales

Les solutions mises en place

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La société Groupe Ponticelli

Le groupe Ponticelli, constructeur d'infrastructures, principalement pour l'exploitation pétrolière, est une maison qui vient de fêter les 90 ans de sa fondation et compte en France une quinzaine de sites régionaux. Il emploie environ 3000 personnes en France et 1500 à l'étranger. Ses activités se déploient notamment en Afrique, au Nigéria, au Gabon et en Angola. 
 

La Problématique

«Un des premiers critères importants pour M. Bourjac concerne les droits d'administration. En effet, un impératif propre à une GED est de contrôler l'architecture et l'arborescence de l'outil, ainsi que le workflow. Autre critère, le confort de travail : disposer d'un accès facilité, rapide, protégé, accessible tant aux collaborateurs en interne qu'aux commissaires aux comptes externalisés. Christophe Bourjac se rappelle : « Nous avons choisi Moovapps (anciennement NOVAXEL) éditée par Visiativ  dans sa version la plus simple car elle apportait tout ce dont nous avions besoin – en outre, l'équipe de la société a été très réactive à partir du moment où nous l'avons sollicitée. L'outil s'annonçait suffisamment souple et intuitif pour permettre de prendre le temps de bien faire les choses, sans heurt ni décision rédhibitoire. »

Les bénéfices

Près de deux ans après le lancement, les pôles comptables finissent le déploiement de la GED. « Nous n'avons pas de planning imposé, nous prenons le temps de bien faire les choses, que les usages se consolident tant en interne qu'en externe. Pour donner deux exemples d'avantages très vite constatés : l'accélération des procédures et le gain évident de temps. Auparavant, les commissaires aux comptes venaient dans une société du Groupe cinq jours quand désormais ils peuvent faire l'économie de deux ou trois jours en ayant un accès direct à la GED. Grâce à elle, s'il manque des pièces ou s'ils ont besoin de correctifs, nous sommes en mesure de leur répondre quasi instantanément. »

Parmi les atouts de Moovapps qui intéressent vivement M. Bourjac et son équipe : la GED nomade. « Nous n'en sommes pas encore équipés mais la considérons avec beaucoup d'intérêt, qui plus est quand, comme moi, on passe son temps à aller d'un site à l'autre, avoir la GED littéralement sous la main est très utile. » Autre point intéressant : « Nous évaluons la possibilité d'installer Moovapps  dans nos succursales à l'étranger, et de les relier ensuite à la GED du siège. C'est une évolution qui semble logique et qui permettra à la fois de renforcer notre système et de rapprocher les collaborateurs par delà les frontières. Bien sûr, cela demande des réglages et des arbitrages parfois complexes, mais le jeu en vaut la chandelle.