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Témoignage de la société
Oc’Via

Oc’Via fait avancer la construction de la  ligne TGV grâce à la GED

Les échanges sont tracés et les données sécurisées

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« En 2 clics et une poignée de secondes mes documents numérisés sont envoyés par mail à partir de ma ged et si réponse elle est classée  »

Stéphanie Rheims
Office Manager

Les solutions mises en place

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La société Oc’Via

Oc’Via est une Société de Projet en charge de la réalisation du contournement ferroviaire entre Nîmes et Montpellier signé le 28 Juin 2012 avec Réseau Ferré de France (RFF). La mission de Oc’Via est de :
  • Concevoir et construire la ligne en 5 ans,
  • Assurer le fonctionnement, l’entretien, la maintenance et les programmes de renouvellement jusqu’en 2037,
  • Financer les coûts d’investissement de la ligne, grâce à une combinaison de financements publics, de fonds propres et d’endettement.
Cette construction située entre Nîmes et Montpellier comprend 60 km de ligne nouvelle mixte (fret et voyageurs) et 20 km de raccordements. Le projet pose plusieurs défis spécifiques : une voie sur l’eau dans une zone hydrauliquement difficile ; le respect de la nature avec plus de cent espèces à protéger ; la construction de 80 km de ligne en deux ans.

La Problématique

« Une Société de Projet comme la nôtre brasse un gros volume de documents », explique Stéphanie Rheims. « Il y a déjà toutes les factures classiques, mais aussi les nombreux échanges avec les riverains, les arrêtés préfectoraux, les relations avec les organismes de sécurité, parmi une multitude de transactions. Un système de gestion documentaire apparaît très vite indispensable. Ayant dès notre création une durée de vie connue, fixée à cinq ans puisque liée au projet qui est notre raison d’être, nous devions aller à l’essentiel dans les plus brefs délais et identifier dès nos débuts la solution de GED nous convenant le mieux, sans nous tromper. » 
 
« Nous avons passé en revue un certain nombre de possibilités existant sur le marché, et assez vite un prestataire s’est détaché par sa volonté affichée -et démontrée- de s’adapter à nos besoins, de s’engager à nos côtés, c’était Visiativ, éditeur de la solution Moovapps (anciennement NOVAXEL) » poursuit Stéphanie Rheims. Moovapps est installée depuis un an. L’équipe de Oc’Via est de taille plutôt modeste puisque composée au total de huit personnes. Deux collaborateurs, dont Stéphanie Rheims, sont actifs dans la création des pièces intégrées dans la gestion documentaire, et deux collaborateurs en sont utilisateurs. Stéphanie Rheims reconnaît avoir connu quelques moments fastidieux quand il a fallu passer au scanner les documents de l’existant, procéder au nommage des dossiers, entrer les bases de données dans la GED « Nous consacrions à la saisie initiale un nombre d’heures déterminé par semaine et l’initialisation n’a duré que deux mois. Puis assez tôt nous avons acquis la conviction d’avoir fait le bon choix avec Novaxel, car non seulement leur équipe nous a soutenus dans la phase de démarrage, mais encore aujourd’hui, alors que nous sommes pleinement opérationnels, Novaxel demeure à l’écoute et continue à accepter d’adapter son outil aux besoins particuliers qui sont propres à une entreprise de notre type. »

Les bénéfices

« Tout passe dans la GED ! » s’exclame Stéphanie Rheims sans hésiter. Personnellement, j’éprouve de nombreuses fois par jour le plaisir simple et réel de copier-coller un document numérisé dans un message électronique en deux ou trois clics de souris et une poignée de secondes pour l’expédier à un correspondant. Le travail est devenu si simple et tellement fluide... »
 
Les responsables de la société Oc’Via ont identifié trois principaux avantages tirés de Moovapps :
  1. La sécurisation des données
  2. La facilité des opérations de rediffusion des informations vers les interlocuteurs
  3. La traçabilité des échanges