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Témoignage de la société
MARRON ASSOCIÉS

UNE SOLUTION DE GED POUR PLUS DE PROXIMITÉ AVEC SES CLIENTS

RACCOURCIR LES DÉLAIS DE RÉPONSE ET AMÉLIORER LES PROCESSESUS INTERNES GRÂCE À UNE DÉMATÉRIALISATION TOTALE DU DOSSIER CLIENT

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« Un appel entrant, une question sur un contrat ou un aspect du dossier… Aujourd’hui, nous pouvons traiter l’ensemble des demandes via une simple consultation de l’information, là ou bien souvent, avant, nous devions sortir le dossier papier. »

Xavier MARRON
Dirigeant de Marron & Associés

Les solutions mises en place

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La société MARRON ASSOCIÉS

Société d’agents généraux MMA, la SARL MARRON & ASSOCIES est un spécialiste de l’assurance des entreprises. Son implantation, au coeur de la Plastics Vallée dans l’Ain et aux portes du Jura, le positionne comme un assureur d’une grande proximité auprès de ses clients industriels et des entreprises régionales dont il accompagne le développement.
Conscient de l’importance de disposer d’un outil de GED pour stocker et classer intelligemment ses données, cet intermédiaire en assurance a demandé à Visiativ en 2014 de l’aider dans sa démarche. 

La Problématique

L’entreprise a été confrontée à plusieurs problématiques dans la gestion quotidienne de son activité, notamment celle de structurer les flux d’informations électroniques et de raccourcir les délais de réponse de son back office.

« Nous souhaitions rationnaliser les flux transitant par le back office entreprise. Une majeure partie des flux étant devenus numériques, il était cohérent pour nous de créer une architecture numérique qui soit le reflet de notre architecture papier.

Avant, toutes les informations étaient stockées dans des dossiers papier. Nous utilisions une solution interne Windows, une GED artisanale qui commençait à montrer ses limites, nous avons donc souhaité passer à l’étape suivante.

Moovapps (anciennement Novaxel) nous a permis d’intégrer l’ensemble de notre organisation d’entreprise, elle-même certifiée iso 9001.»

Les bénéfices

« Nous avons été livrés le 1er décembre, mais nous commençons déjà à identifier les premiers bénéfices. Le premier bénéfice est le nomadisme. Nous emportons des volumes d’informations très signifi catives sur un portable, là ou des valises de dossiers étaient nécessaires auparavant. Par ailleurs, avec une simple connexion internet, nous avons accès à 100% des informations du cabinet. Pou un assureur, l’aspect sauvegarde des données est un élément stratégique et nous le conseillons au quotidien à l’ensemble de nos clients. C’est un point sur lequel nous étions un peu fragiles jusqu’à ce jour.

Un autre bénéfice : les informations sont centralisées et partagées au sein du back office entrepriseavec la direction, les gestionnaires, les commerciaux. Nous constatons également un changement dans les délais de réponse. Un appel entrant, une
question sur un contrat, ou un aspect du dossier, nous pouvons traiter l’ensemble des demandes via une simple consultation de l’information, là ou bien souvent, nous devions sortir le dossier papier.

La GED nous a permis de consolider les process, de les inscrire dans une dynamique de workfl ow (notes sur documents, documents en cours, à traiter). Nous sommes encore dans une phase d’investissement de temps et alimentation de la base, et il reste beaucoup à faire. Mais nous sommes confiants. » Xavier Marron